: Tips til søknadsskriving

Her får du generelle tips til søknadsskriving. En liste over hvor du kan søke kan du finne i linken nederst.

Relaterte artikler

Når du skal skrive en søknad

  • Les alltid formålet til støtteordningen/ fondet du søker penger fra. Jo tydeligere man klarer å vinkle søknaden mot det som søknadsordningen faktisk støtter, desto enklere er det å få midler.
  • Les veiledningen til tilskuddsordningen.
  • Se på tidligere tildelinger. Dette kan gi en pekepinn på hvor mye det er lurt å søke om, hvem som har mottatt støtte fra ordningen, og om dette er en ordning som passer ditt/ deres prosjekt.
  • Søk i utgangspunktet om støtte til ett prosjekt om gangen. Dersom du har mange prosjekter i samme periode kan det lønne seg å samle alt i én søknad, men da er det viktig at det kommer tydelig fram i søknaden at det er snakk om flere prosjekt, og sett gjerne opp en prioriteringsliste.
  • Husk at du kan søke fra flere støtteordninger om tilskudd til samme prosjekt.
  • Søk om prosjekter som er frem i tid, ikke som allerede har vært gjennomført.
  • Mange ordninger krever at prosjektet ikke skal være igangsatt når søknaden sendes. Husk derfor å sende søknaden før prosjektet begynner.
  • Forsøk å tidfeste prosjektet i størst mulig grad.
  • Det er alltid lurt å lage en skikkelig prosjektbeskrivelse (selv om de kanskje ikke er påkrevd). Det er mer oversiktlig, i tillegg til at denne kan også danne mal for andre ganger dere skal søke penger.
  • Dersom dere er usikre på hva tilskuddsordningen krever av informasjon, ta gjerne kontakt med dem via telefon eller e-post og spør om hjelp.
  • Bruk tid på layout. Søknaden bør være tiltalende å lese, ettersom ingen liker å lese en tettpakket søknad uten mellomrom og punktum.
  • Send inn søknaden til riktig tid og til rett mottaker.
  • Husk å signere søknaden, dersom dette kreves.
  • I saker hvor spesielle forhold begrunner en hastebehandling, kan det hos noen støtteordninger søkes om en hastebehandling av søknaden. Ta kontakt via telefon eller e-post ved behov for hastebehandling.
  • Husk å rapportere på hva pengene er brukt til. Det er ikke gøy å bli svartelistet, så vær ærlig.

Hva en søknad bør inneholde

1. Søknadsskjema

De fleste tilskuddsordninger har som regel et standardisert søknadsskjema som kan lastes ned fra deres hjemmesider. Fyll ut alle felt og legg ved prosjektbeskrivelse, budsjett og eventuelt andre vedlegg. Vi anbefaler at man i søknadsskjemaet kun skriver stikkord om søknaden og henviser til vedleggene. Husk dato og signatur.

2. Prosjektbeskrivelse

Ikke alle tilskuddsordninger krever vedlagt prosjektbeskrivelse, men vi anbefaler at dere likevel alltid lager dette, ettersom søknaden dermed vil se bedre og mer strukturert ut. Denne vil i tillegg kunne danne mal for senere søknader.

Prosjektbeskrivelsen bør ikke være for lang, helst maks 2 sider (Mer omfattende søknader som drift- og festivalstøtte søknader kan gjerne overskride 2 sider)

3. Budsjett

Søk gjerne om et litt større beløp enn det dere mener det er realistisk å få. Svært ofte får man ikke innvilget hele søknadssum, dermed er det greit å likevel få det man håpet på. Men pass på å holde budsjettet realistisk!

4. Eventuelt musikalsk CV.

5. Eventuelt andre vedlegg (Presseutklipp, CD osv.).

 

Prosjektbeskrivelse

Prosjektbeskrivelsen skal selge både prosjektet og dere som skal gjennomføre det. Søkerens gjennomføringsevne blir også vurdert, dermed er det viktig å ha med utfyllende informasjon om dere som søker.

En prosjektbeskrivelse skal være kort og konsis (ikke skriv en bok!). Informasjonen skal være relevant for søknaden.

For artister/ band

– Om bandet/ musikken
Hvor er dere fra? Når ble bandet startet? Har bandmedlemmene tidligere spilt i andre band? Hvilken sjanger/ inspirasjonskilder har dere?

– Tidligere aktiviteter
Har dere plateutgivelser bak dere? Har dere turnert? Har dere vært playlistet? Hatt en hitsingel? Spilt support for KISS osv. Det kan være en fordel for artister/ band å lage en musikalsk CV.

– Samarbeidspartnere
Er dere tilknyttet management, plateselskap, distributør eller bookingagent? Har dere andre relevante samarbeidspartnere?

– Om selve prosjektet
Vær konkret. Dersom dere søker penger til innspilling er det viktig å få med momenter som innspillingsperiode, studio, produsent, distribusjon osv. Dersom dere søker penger til turné, få med turnéplan, bekreftede spillesteder osv.

– Når skal prosjektet gjennomføres?
Innspillingsperiode, turnéliste (jo flere bekreftede spillejobber desto bedre).

For arrangører

– Om arrangøren/ profilen
Når ble stedet/ konseptet startet? Hvordan er det driftet (idealistisk/ kommersielt)? Hvem er kontaktperson? Konkurrenter? Publikumskapasitet? Særpreg for arrangøren? Profil? Målgruppe?

– Tidligere program/ utvikling
Hvordan har utviklingen vært? Har dere endret fokus? Har aktivitetsnivået økt? Hvilke band har tidligere spilt?

– Samarbeidspartnere
Har dere samarbeidspartnere som er relevante? Lokalbank? Samarbeid med ungdomsklubben osv?

– Om selve prosjektet
Vær konkret, og ikke fokuser på drift. Søk om arrangementsrelaterte kostnader, festival eller konsertserie. Hva er formålet med prosjektet? Hvilke band er booket/ hvilke band ønsker dere å booke?

– Legg ved dokumentasjon som viser tidligere resultater dersom dette finnes (regnskap /årsrapport/ handlingsplan).

 

Eksempel på oppsett

Eksempel på oppsett 2014-1     Eksempel på oppsett 2014-2

 

Budsjett

De fleste søknadsordninger krever et budsjett og finansieringsplan. Noen synes at budsjett er skummelt, men i realiteten er det ikke så vanskelig som mange tror.

Et godt budsjett skal være oversiktlig og vise de reelle kostnadene man har ved å gjennomføre prosjektet. Budsjettet skal inneholde en oversikt over kostnader, inntekter, søknadssum og balanse. Med finansieringsplan menes at inntektene og kostnadene skal samsvare.

Det anbefales å lage budsjettoppsettet i excel.

Hva bør man tenke på

  • Vær realistisk og tenk gjennom hvilke kostnader dere faktisk har. Husk at de som vurderer søknadene som regel har god bransjekunnskap.
  • Sjekk ut priser på forhånd slik at tallene som oppgis er mest mulig korrekte.
  • Spesifiser gjerne med antall og type.
  • En tommelfingerregel er at søknadssummen bør ligge på rundt 15- 30 % av det totale budsjettet.
  • Det er vanlig med en diverse-post i budsjettet på 5- 10 % av totalbudsjettet for å dekke opp uforutsette kostnader.
  • De fleste ordninger krever en viss egenfinansiering. Dette trenger ikke nødvendigvis å være rene penger, men for eksempel egeninnsats i form av frivillig arbeid/ dugnad. Fordelen med egenfinansiering/ egenandel er at man får synliggjort dugnadsarbeid, rimelige avtaler man har gjort osv. Totalbudsjettet vil øke, og søknadssum blir mindre i forhold til totalbudsjettet.
  • Synliggjør i budsjettet dersom dere har søkt eller fått innvilget penger fra andre. Dersom dere har fått innvilget et beløp kan dette bidra til å få inn mer penger.
  • Det er lov til å søke om større summer enn man egentlig håper på, og egenfinansieringen kan fremkomme på diverse finurlige måter. Vi mener ikke med dette at man skal jukse, men at det finnes flere måter å synliggjøre de reelle inntektene. Husk likevel at man skal rapportere i etterkant, så det er ikke smart å lure mottaker.
  • NB! Ta vare på innsendte søknader/budsjett med tanke på eventuell rapportering dersom du mottar tilskuddsmidler.

Kostnader

Turné

Alle kostnader som er knyttet til turneen. Relevante kostnader kan være honorarer til musikere, bookinghonorar, reisekostnader, diett, opphold/ overnatting, markedsføring, teknikere, innleie av utstyr, bompenger, osv.

Innspilling

Alle kostnader knyttet til innspillingen. Relevante kostnader kan være studioleie, produsenthonorar, miksing, mastering, innleie av musikere, osv.

Konsert/ festival

Budsjettet skal inneholde arrangementskostnader. Dette betyr kostnader som knytter seg direkte til gjennomføringen av arrangementet, og ikke ordinære driftskostnader. Relevante kostnader kan være honorarer, reisekostnader, vakthold, catering, overnatting, markedsføring, osv.

Inntekter

Hvilke forventede inntekter har man?

Turné

Gjennomsnittlig honorar per jobb, innvilget støtte fra plateselskap/ kommune, salg av merchandise/ CD, egenfinansiering, andre inntekter, osv.

Innspilling

Oppsparte midler, egenfinansiering, innvilget støtte fra plateselskap/ kommune, andre inntekter, salgsinntekter, osv. NB! Dersom man setter opp salgsinntekter, må man ha med kostnader ifht trykking o.l. på kostnadssiden.

Konsert/ festival

Billettinntekter, salg av drikke/ mat, egenfinansiering, innvilget støtte fra plateselskap/ kommune, andre inntekter, osv.

Eksempler på budsjett

Ta kontakt på brak@brak.no for å få tilsendt eksempler på budsjett og maler på oppsett.

Musikalsk CV

En musikalsk CV er en opplisting av tidligere meritter, satt opp i kronologisk rekkefølge. Denne kan enten lages per musiker eller for hele bandet.

En musikalsk CV skal inneholde: personalia, relevant utdannelse, utgivelser Norge, utgivelser utlandet, turneer, playlistinger og annen relevant informasjon.

Enkelte ordninger krever at man vedlegger en musikalsk CV. For de ordningene som ikke krever dette, er det mulig å bake inn informasjonen i prosjektbeskrivelsen.

Rapport

De fleste tilskuddsordninger krever en rapport etter gjennomført prosjekt, gjerne med kopi av bilag og flyers/ plakater hvor dere har synliggjort hvem dere har fått støtte fra. Ta vare på tildelingsbrevet, ettersom det som regel sier noe om hva som kreves av rapportering.

En god rapport betyr ikke nødvendigvis en lang rapport. Stort sett holder det med 1 A4-side (for større prosjektsøknader som drift- eller festivalstøtte bør man rapportere litt mer enn 1 A4-side).

Rapporten skal gi en oversikt over prosjektet, og om dette ble gjennomført slik det var forespeilet da tilskuddet ble innvilget. Det er derfor viktig at regnskapet stemmer så godt som mulig med budsjettet. Dersom det er store avvik er det viktig at det kommer tydelig fram hvorfor situasjonen har endret seg siden søknaden ble sendt.

Dersom dere ser underveis at prosjektet kommer til å bli endres veldig fra slik det så ut når søknaden ble skrevet, kan det være lurt å kontakte fondet og informere om endringene underveis i prosjektet. Dersom det er store avvik kan de i verste fall kreve tilbakebetalt tilskuddet.

Her er grei huskeliste på hva en rapport bør inneholde

  • Hvor og når prosjektet ble gjennomført, med hvem
  • Kort egenevaluering av prosjektet
  • Regnskap
  • For artister: Signerte spillestedskontrakter eller annen ekstern dokumentasjon på at spillejobbene er gjennomført. Signert turnéliste fra manager (så sant han/hun ikke har booket turneen selv) kan holde i de fleste tilfeller.
  • Dersom det er et krav fra fondet: vedlegg som dokumenterer at man i markedsføringen har opplyst om at prosjektet er støttet av eks Fond for Lyd bilde (evt. program/flyer/plakat /pressemelding, CD el.)
  • Medieomtale om dette er relevant og viktig.

NB! En del tilskuddsordninger opererer med at aktører som ikke leverer rapport kan ikke vente å få støtte fra ordningen i fremtiden, og tilskudd kan i tillegg kreves tilbakebetalt.

Husk også at rapporten ikke bare er en kontrollmulighet for tilskuddsordningene, men også en mulighet for dere å komme med tilbakemeldinger på tildelte midler. Tilskuddsordningene setter stor pris på de gode rapportene, så det kan være lurt å gjøre seg flid med tanke på neste søknadsrunde.

Braks søknadsguide

Tipsene er hentet fra Braks søknadsguide fra 2014. Den kan lastes ned i pdf her, der også med eksempler på budsjett:

søknadsguiden

Digitalt format

Her kan du lese søknadsguiden i digitalt format:

http://issuu.com/brakbrak/docs/braksoknadsguide2014/1?e=4240492/7592825

Relaterte artikler