: Å arrangere konsert

Å bli konsertarrangør i Bergen trenger ikke å være vanskelig. Denne guiden tar for seg de viktigste trinnene på veien til å skape en god konsertopplevelse.

Relaterte artikler

 

 

 

 

 

Å skrive en guide som tar for seg alle detaljene rundt å produsere en konsert ville vært lang og forvirrende. Vi har laget en guide som tar for seg de viktigste trinnene og som kan være en god plass å starte for å planlegge konserter i Bergen. Dersom du er interessert i å lære mer om det å arrangere konserter kan du besøke Norske Konsertarrangørers arrangørwiki. Det er også mye å hente på Braks ressursside som ikke er tatt opp i denne guiden.

Produksjon og budsjett

Det er ikke gratis å arrangere konsert, men med noen gode tips kan det bli rimelig og enkelt. Start ved å ta en titt på et standard konsertbudsjett som kan lastes ned på Norske Konsertarrangører (heretter NKA) sine sider. Ved første øyekast kan det se svimlende ut med så mange kostnader, men sannheten er at mange av disse i mange av tilfellene ikke er nødvendigvis relevante for din konsertproduksjon. Husk også at du skal foreløpig bare sette opp et budsjett så ikke gjør noen avtaler på dette stadiet. Vi skal her ta for oss noen av de vanligste kostnadspunktene, og hvordan best finne rimelige, men gode, løsninger:

Hotell

Dette er en kostnad som raskt kan ta mye av budsjettet. Ta en titt på Braks hotellavtaler før du bestemmer deg for hvor du vil plassere bandet for natten.

Reise og lokal transport

Om arrangør dekker reise er avhengig om det aktuelle bandet er på turné eller ikke. Når bandet er på turné er det bandet selv som tar denne kostnaden. Lokal transport er i de fleste tilfeller i Bergen ikke dekket av arrangør, men det er viktig at dette punktet blir kontraktfestet for å unngå plutselige utgifter. Produksjonen kan også brått by på logistikkutfordringer. Det er flere bilutleiefirma du kan benytte deg av, og Brak kan tilby avtale med AVIS.

Catering / Buy-Out

Catering og buy-out er ofte nevnt i det som kalles en hostpitality rider. Dette er et dokument som viser hva artist forventer av arrangør i oppvartning. I NRFs standardkontrakt mellom arrangør og artist skal alle ridere godkjennes av arrangør. Dette er også en forhandlingsprosess, da ridere ofte tar litt hardt i og noen ganger forlanger de rareste ting. Catering involverer i de fleste tilfeller

  • Enkel mat ved get-in (når bandet ankommer spillestedet)
  • Et varmt måltid mellom lydsjekk og konsert (kan lages selv etter avtale eller gjøres ved buy-out*)
  • Snacks og drikkevarer til før og etter konsert

*Buy-out er kontanter som utleveres til alle i bandet for at de skal kunne kjøpe varm mat. Varierer mellom 150-250 avhengig av konsertavtalen.

Lyd og lys

De fleste konsertlokaler har egen PA (lydanlegg) og lysrigg, men har ikke alltid backline. Backline er utstyr som gitar- og bassforsterkere, mikrofoner og trommesett – alt som trengs på scenen for at bandet kan framføre konserten, med unntak av mindre instrumenter. I det fleste tilfeller har bandet selv med det som trengs av instrumenter (med unntak av kanskje trommer på grunn av størrelsen), men i noen tilfeller må også dette leies inn. Dette er veldig vanskelig å budsjettere på forhånd, da det er en del av forhandlingen mellom arrangør og bookingagent før kontrakten skrives. Lyd- og lydtekniker er også en betydelig kostnad på budsjettet. I flere tilfeller vil konsertlokalet stå for teknikere. I noen tilfeller vil artist ha med seg egen lyd- og lystekniker, men andre tilfeller må de leies inn. Her er noen av leverandørene du kan ringe for pristilbud på både nødvendig lydutstyr, backline og teknikere:
AVAB-CAC
Bergen Backline
Bergen Lydutleie
PAP Bergen
Backlinevoss

Et rask søk på plasser som 180.no,  GuleSider og Nettkatalogen vil gi deg flere treff på andre lyd- og lysteknikere i Bergen.

Vakthold

Mange konsertlokaler har sine egne vakter, men andre plasser må du leie inn ordensvakter. Foreløpig er lovverket noe uklart på hva som er kravet av vakthold på et gitt arrangement, så det lureste er å forhøre deg med konsertlokalet om hva de pleier å operere med av vakter. For å være på den sikre siden kan det være lurt å budsjettere med i det minste en vekter. Vekterselskap som Ledsec og Securitas kan gi deg et tilbud på vekter for ditt arrangement, men det er kanskje enda rimeligere å ta kontakt med store frivillige konserthus som Det Akademiske Kvarter og Hulen for å spørre om å leie deres frivillige vakter som mange har ordensvaktkurs eller vekterutdanning.

Markedsføring

Det er ikke mye poeng i å arrangere konsert dersom det potensielle publikum ikke har hørt om konserten. Plakater er den vanligste formen for promotering. Dersom du er medlem i Brak kan du benytte deg av vår trykkeriavtale med Molvik  Grafisk. Er du medlem av Kulturstyret kan de tilby god avtale med NetPrint på trykkmateriale. Andre trykkerier er:
Kopibutikken
A2G
Allkopi
Bodoni

Prisene på disse stedene varierer etter produkt, hvor mange plakater som skal bestilles, størrelse, kvalitet etc. så bruk gjerne forskjellige trykkerier til hvert formål. Se vår guide plakater i Bergen for informasjon om plakatopphenging i Bergen. I guiden finner du også vedlegg III som er et plakatkart i både PDF og på Google Maps. Annonsering er den dyreste formen for markedsføring, og bør planlegges bra. Dersom du virkelig vil at arrangementet ditt skal nå ut til Bergens befolkning er kanskje dagsavisene BA og BT aktuelle, men annonsering i disse avisene er fryktelig dyrt og gir ingen garanti for at du treffer din målgruppe. Da kan heller disse være mer effektive:
Studvest er studentavisen og er mye lest på universitetshøyden.
Natt & Dag er en gratisavis som er å finne på mange av studieplassene og uteplassene i byen.
Gaffa har ekspandert til Norge fra Danmark, og tilbyr sitt nyhetsblad gratis på mye av de samme plassene som Natt & Dag.
PlanB følger den samme strategien som bladene over.

I tillegg til det fysiske medium kan du finne en lang liste av nettsider med musikknyheter som kan være aktuelle for annonsering.

TONO-vederlag

“TONO innkasserer vederlag ved kringkasting og annen offentlig fremføring av musikk, og som non-profitselskap, overfører TONO disse midlene videre til rettighetshaverne i de fremførte verkene.” Alle arrangører må betale vederlag til TONO for hver konsert eller arrangement med bakgrunnsmusikk som de produserer. Du kan lese mer om vederlaget her, og hvordan du kan finne ut hvor mye du må betale.

Splitt

Den siste delen av budsjettet som må forhandles med bookingagent når du kontakter han/hun er splitten mellom arrangør og band på billettinntekter etter at utgiftene på budsjettet er dekket av billettsalget.

 

Det du nå har er et ganske så komplett budsjett over konserten du vil arrangere. Med små modifikasjoner kan dette budsjettet også brukes når det skal søkes om støttemidler. Det budsjettet nå skal brukes til er å forhandle fram en konsertavtale med artisten/bandet du ønsker skal spille din konsert.

Booking

Den neste og kanskje viktigste oppgaven er naturlig nok å skaffe en artist eller et band til å spille. For rådgiving på selve bookingprosessen kan du besøke Norske Konsertarrangører sine sider Artisthåndtering og booking, men eg god huskeregel er: alt er en forhandlingsprosess mellom deg som arrangør og bookingagent for artisten/bandet! Ikke aksepter noe uten å se det i forhold til budsjettet du har laget. Som oftest har du som arrangør en god forestilling på hvem du skal booke, men kanskje ikke fullt så peiling på hva du er forventet å betale i honorar. Da kan det være lurt å besøke hjemmesidene til andre konsertarrangører for å se hva de har satt som billettpris og gjøre deg en tanke om hva et passelig honorar kan være. Om du ikke har tenkt på hvem du skal booke enda kan du oppsøke Braks liste over spillesteder i Norge eller listen over norske festivaler for å se hva som er aktuelt og i vinden for tiden. Du kan også finne alle bookingagentur i Norge på våre ressurssider.

Prossessen er mer eller mindre slik:

  • Du kontakter agentur og ber om tilbud på bandet du ønsker
  • Agentur sender tilbud
  • Du ser honoraret opp mot budsjettet ditt, justerer honorar og sender budsjett ditt tilbake til agentur med det honoraret du mener er mer økonomisk rettferdig
  • Slik går det fram og tilbake med småjusteringer til begge er enige om et realistisk budsjett

Det neste steget er da å signere en konsertavtale. Norske Konsertarrangører har i samarbeid med et advokatselskap utformet en mal for konsertavtale. Agentur vil i noen tilfeller sende deg sin avtale. Sammenlikne i så fall denne med konsertavtalen fra NRF, og se etter avvik. Å glemme og ha noe klart og tydelig i kontrakten kan føre med seg betydelige ekstrautgifter og skape irritasjon i etterkant, så vær påpasselig.

Konsertlokale / Venue

Å booke venue til konserten er gjerne en parallell oppgave til booking av bandet. Har du en idé om hvilket band du vil ha, har du også muligens en idé om hvilket venue bandet kan passe på. Om ikke har vi laget en oversikt over spillesteder i Bergen som er nyttig når du skal finne konsertlokale. Malen for samarbeidsavtale med spillested  som NRF har utviklet er et godt utgangspunkt når det formelle skal på plass.

 

Vi ønsker deg lykke til! Om du har noen spørsmål, så send oss gjerne en mail på brak@brak.no

Relaterte artikler